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An jedem Standort sollte ein Raum- und Zeitplan ausgehängt und laufend aktualisiert werden, am zentralen Standort ein Gesamtplan für alle Standorte. Raum- und Zeitpläne beinhalten folgende Angaben: Standort, Gebäude, Raum (Stock), Lehrkraft oder Unterrichtsfach/Probe/Chor/etc., Unterrichtszeit von-bis pro Tag.

Türschilder mit Benützungsübersichten unterstützen die gute Organisation einer Musikschule. Übersichtliche Zeitpläne für wichtige Räume (z. B. Ensembleprobenräume, Säle) unterstützen die Koordination von Unterrichtsaktivitäten und Proben.

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